Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä
Vagabond Factory tietosuoja@vagabondfactory.com
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja käytetään
- Asiakkuuden hoitamiseen ja ylläpitämiseen
- Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
- Toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
- Asiakaskokemuksen parantamiseen
Tietoja käsitellään asiakkaan ja yrityksen väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon minimointi ja salaaminen. anonymisointi. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Henkilötietojen käsittelijät
Asiakastietoihin on pääsy vain yrityksen omilla työntekijöillä ja henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti.
Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa yrityksen järjestelmistä. Poisto toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.
Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:
- Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
- Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
Rekisterin tietosisältö
- Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite
- Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista
- Työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus
- Asiakkaan laskutustiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
- Henkilön itsensä luovuttavat tiedot
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi: VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta, myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
- Kirjanpitotoimistolle
- Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
Tietoja toimitetaan viranomaisille lainsäädännön ja kohdistetun kyselyn mukaisesti. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojausperiaatteet
Yritys säilyttää tietoja asiakkuuden hoitoon liittyvissä järjestelmissä. Yrityksen henkilökunta kirjautuu eri järjestelmiin henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietojen säilytys on toteutettu yhdessä EU:n tietosuoja-asetuksen ehdot täyttävien yhteistyökumppanien kanssa.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@vagabondfactory.com.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti sähköpostitse tietosuoja@vagabondfactory.com.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja ilmoittamalla siitä sähköpostitse tietosuoja@vagabondfactory.com.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän rekisteristä ilmoittamalla siitä sähköpostitse tietosuoja@vagabondfactory.com.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@vagabondfactory.com.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla tietosuoja@vagabondfactory.com.